Cambiar de administrador de fincas

Un relevo ordenado, sin perder documentación ni pagos

Cambiar de administrador de fincas es más sencillo de lo que parece. Lo decide la junta de propietarios, no hace falta unanimidad y, si el relevo se prepara bien, la comunidad no pierde ni un recibo ni un papel por el camino.

En esta página te explicamos cómo es el proceso, qué mayoría hace falta y qué documentación tiene que entregar el administrador saliente. Si estás pensando en dar el paso, te ayudamos a prepararlo.

Cómo se cambia de administrador, paso a paso

El orden importa. Estos son los pasos que seguimos con las comunidades que cambian a nuestro despacho:

El presidente convoca la junta (o la piden, al menos, un 25 % de los propietarios o de las cuotas) con el cambio de administrador como punto expreso del orden del día. Una vez aprobado, el nuevo administrador se encarga de pedir al anterior la documentación, de cambiar las firmas autorizadas en el banco junto con el presidente y de informar a proveedores y aseguradora del relevo.

Qué mayoría hace falta en la junta

El nombramiento y el cese del administrador los decide la junta de propietarios, y basta la mayoría simple: en primera convocatoria, la mayoría de propietarios que a su vez represente la mayoría de las cuotas; en segunda, la mayoría de los asistentes, siempre que representen más de la mitad de las cuotas de los presentes (arts. 14.a y 17.7 LPH).

No hace falta esperar a la junta ordinaria. El mandato es de un año salvo que los estatutos digan otra cosa, pero la junta puede cesar al administrador antes de que termine, en una junta extraordinaria convocada para ello (art. 13.7 LPH). Lo único que conviene revisar antes es el contrato de servicios, por si fija un plazo de preaviso.

Si la decisión va a ser ajustada, merece la pena que los propietarios que no puedan ir deleguen su voto por escrito.

Qué documentación debe entregar el administrador saliente

Toda la documentación es de la comunidad, no del despacho, y el administrador saliente debe entregarla al nuevo o al presidente. Como mínimo:

También conviene pedir las llaves y mandos que custodie, los datos de acceso a los suministros y el estado del fondo de reserva. Cuando llega una comunidad nueva, hacemos un inventario de lo recibido para que nada quede en el aire.

Preguntas frecuentes sobre el cambio de administrador

¿Hay que esperar a que termine el año?
No. La junta puede acordar el cese en cualquier momento, en junta extraordinaria (art. 13.7 LPH). Revisa el contrato por si establece un preaviso.

¿Quién convoca la junta para cambiar de administrador?
El presidente. Si no lo hace, pueden promoverla al menos el 25 % de los propietarios o de las cuotas de participación. Te contamos los plazos en la guía sobre la convocatoria de la junta.

¿Cuánto tarda el traspaso?
Depende de lo rápido que entregue la documentación el administrador anterior. Con una entrega ordenada, el nuevo puede estar operativo en pocas semanas.

¿Cómo sé qué administrador elegir?
Te dejamos una guía con las cualidades de un buen administrador de fincas colegiado.

¿Y si el administrador anterior no entrega la documentación?

Lo primero es un requerimiento por escrito, con constancia de recepción, firmado por el presidente y acompañado del acta de la junta que acordó el cese. Si el administrador es colegiado, se puede poner en conocimiento de su colegio profesional.

Si aun así no la entrega, la comunidad puede reclamarla judicialmente. Mientras tanto, la mayoría de los documentos bancarios y de proveedores se pueden reconstruir pidiéndolos directamente a cada entidad.

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